介護の業務効率化とは、介護記録・ケアプラン作成・請求事務・シフト管理・申し送りなどの間接業務をICT（情報通信技術）で効率化し、介護スタッフが「利用者と向き合う時間」を増やすことです。

厚生労働省の調査では、ICT導入により文書作成時間が30〜60分短縮され、88%の事業所が情報共有の改善を実感しています。2026年4月には「介護情報基盤」が本格稼働し、ICT活用はもはや「選択肢」ではなく「前提条件」になりつつあります。

1. 【実録】介護スタッフ3人の「本音」

これまで50社以上の中小企業や介護施設のDXを支援してきたサモテクは、ICT導入の前に必ず現場スタッフへヒアリングを行います。そこから見えてきたリアルな3人の声を紹介します。

Aさん（介護福祉士・8年目）: 「利用者さんとゆっくり話したいのに、記録が終わらなくてそれどころじゃない。1人の記録に10分、20人分で3時間以上。手書きだから当然です」

Bさん（ケアマネジャー・5年目）: 「ケアプランを作るのに、同じ情報をアセスメントシート、サービス計画書、提供票に3回書いています。コピペですらなく手書きです」

Cさん（施設長・3年目）: 「シフト作成に毎月2日間かかる。15人分の希望と法定基準をExcelで調整するんですが、限界です。その時間があれば利用者のご家族との面談に使いたい」

セクションまとめ: 3人に共通する悩みは「紙と手書きに時間を取られて、本来の『介護』の仕事ができていない」ということです。これは個人の処理能力の問題ではなく、事業所に「デジタル化された仕組み」が存在しないことが根本原因です。

この記事では、この3人の悩みをすべて解決した具体的なICT導入の解決策を順に解説します。

「自施設のICT化をプロに診断してほしい」という方はこちら。
👉 介護ICT導入の無料適性診断を受ける

2. 介護現場の「時間泥棒」ランキング

介護スタッフの業務時間のうち30〜40%が間接業務（書類作成・記録・申し送り・シフト管理）に費やされています。以下の5つが最も時間を食っている「時間泥棒」であり、いずれもICTで大幅に削減可能です。

順位	時間泥棒	月間消費時間（1人あたり）	ICTで削減可能か
1	介護記録の手書き	40時間	✅ タブレット入力で70%削減
2	申し送り	15時間	✅ チャット共有で50%削減
3	ケアプラン関連書類	12時間	✅ 介護ソフトで60%削減
4	シフト作成	8時間（施設長のみ）	✅ 自動シフトで80%削減
5	介護報酬の請求事務	10時間	✅ ソフト自動計算で70%削減

3. 解決策①：介護記録のタブレット化（Aさんの悩みを解決）

Before

手書きの記録用紙に、利用者20人分の食事・排泄・入浴・バイタルを毎日記録。1人10分×20人＝1日3時間20分。夜勤明けに記録が溜まり、残業が常態化。

After

iPadの介護記録アプリ（ほのぼのNEXT / カイポケ等）で、選択式のタッチ入力。食事量は「全量・8割・5割・少量」をタップ。バイタルは数値入力のみ。

項目	Before	After
1人あたりの記録時間	10分	3分
20人分の合計	3時間20分	1時間
月間削減	—	46時間

導入のコツ: 最初は「食事記録だけ」をタブレット化。1週間慣れてから排泄→入浴→バイタルと順番に追加する。一度に全項目を切り替えるとスタッフが混乱する。

4. 解決策②：申し送りのチャット化

Before

夜勤→日勤の申し送りに30分。紙のノートに書いて、口頭で補足して、聞いた人がまた自分のメモに書き写す。

After

Google Chat（またはLINE WORKS）で、夜勤中に要点をテキスト送信。日勤スタッフは出勤前にスマホで確認。口頭の申し送りは「判断が必要な案件」のみに限定。

項目	Before	After
申し送り時間	30分/回	10分/回
月間削減（1人あたり）	—	10時間

5. 解決策③：ケアプラン関連書類の一元化（Bさんの悩みを解決）

Before

アセスメントシート→サービス計画書→週間計画表→提供票、すべて手書きで作成。同じ利用者名・疾患名・サービス内容を4回書く。

After

介護ソフト（ほのぼのNEXT / カイポケ / ワイズマン等）でアセスメントを1回入力すれば、サービス計画書・提供票が自動生成。ケアプランデータ連携システムで他の事業所とも電子的に共有。

項目	Before	After
ケアプラン作成時間	2時間/人	45分/人
月間削減（ケアマネ1人・担当30名）	—	37.5時間

6. 解決策④：シフト作成の自動化（Cさんの悩みを解決）

Before

Excelに15人分の希望を手入力→法定基準（夜勤の回数・休日数）を確認→調整→変更依頼→再調整。月2日間を費やす。

After

シフト管理ソフト（シフトボード / ジョブカン勤怠 / CWS等）で、スタッフがスマホで希望を入力→ソフトが法定基準を満たすシフトを自動生成→施設長が微調整。

項目	Before	After
シフト作成時間	16時間/月	3時間/月
月間削減	—	13時間

セクションまとめ: 記録のタブレット化、申し送りのチャット化、ケアプランの一元化、シフトの自動化。これら4つの解決策を導入するだけで、事業所全体で月間100時間以上が削減され、その時間をまるごと「利用者と向き合う時間」に再投資できます。

7. 導入費用と補助金

介護現場のICT導入は「介護テクノロジー導入支援事業」の補助金を活用すると、導入費用の50〜75%が補助されます。2025年度は過去最大規模の予算が計上されており、中小規模の事業所でも十分な投資が可能です。

ツール	月額目安	補助金活用後の実質負担
介護ソフト（カイポケ等）	月5,000〜15,000円	月1,250〜3,750円
iPad（3台）	初期15万円	実質3.75〜7.5万円
シフト管理ソフト	月3,000〜5,000円	月750〜1,250円
チャットツール	無料〜月500円/人	無料〜月125円/人

補助金のポイント: LIFE（科学的介護情報システム）への対応が補助率75%の条件になっています。介護ソフト選定時にLIFE対応かどうかを必ず確認してください。

セクションまとめ: 介護ソフトやiPadの導入には、手厚い補助金（最大75%）が用意されており、実質的なコスト負担は非常に小さく済みます。「予算がない」は全くボトルネックになりません。

8. よくある質問（FAQ）

Q1. 高齢のスタッフがタブレットを使えるか心配です。
入力を「選択式のタップ」にすれば、文字入力は最小限で済みます。支援先では60代のスタッフも1週間で慣れました。最初は「食事記録だけ」に限定するのがコツです。

Q2. 利用者のご家族が「紙の記録」を求める場合は？
介護ソフトからPDFで出力し、印刷してお渡しできます。デジタル化は「紙をなくす」ことが目的ではなく「作成時間を減らす」ことが目的です。

Q3. 小規模事業所（10名以下）でも導入すべきですか？
はい。むしろ小規模事業所こそ効果が大きいです。スタッフ1人が担当する利用者数が多いため、記録時間の削減がダイレクトに「利用者と過ごす時間」に変わります。

Q4. 個人情報の管理は大丈夫ですか？
クラウド型介護ソフトは、医療・介護に特化したセキュリティ基準を満たしています。紙の記録の方が紛失・盗難のリスクが高く、デジタル化はセキュリティ面でもメリットがあります。

Q5. LIFE（科学的介護情報システム）とは何ですか？
厚生労働省が運営する、介護サービスの科学的な分析・評価のためのデータベースです。LIFE対応の介護ソフトからデータを送ると、サービスの質の評価フィードバックが得られます。2024年の介護報酬改定でLIFE活用が加算要件に組み込まれています。

9. まとめ：ICTは「利用者と向き合う時間」を作る道具

項目	内容
介護の時間泥棒Top5	記録（40h）、申し送り（15h）、ケアプラン（12h）、シフト（8h）、請求（10h）
ICT導入の効果	月間100時間以上の削減（事業所全体）
最も効果が大きい施策	介護記録のタブレット化（月46時間/人の削減）
費用	月1〜2万円＋iPad初期費用（補助金で50〜75%補助）
3人のスタッフの今	Aさん「利用者と話す時間が増えた」、Bさん「同じことを3回書かなくなった」、Cさん「シフトに2日かけていたのが半日に」

今日から始める9分間アクション:

1. 3分: 自事業所のスタッフに「一番時間がかかっている事務作業は？」と聞く
2. 3分: カイポケ（kaipoke.biz）のサイトで「無料体験」に申し込む
3. 3分: 「介護テクノロジー導入支援事業 補助金」で検索し、都道府県の窓口を確認

「介護のICT導入をプロに相談したい」という方はこちら。
👉 介護ICT導入の無料適性診断を受ける

---

関連記事

• 業務効率化×AI｜中小企業が今すぐ始められる導入ステップと成功事例5選 — AI活用の全体像
• 病院・クリニックの業務効率化｜開業医が語るIT導入のリアル — 医療機関版
• 総務こそDXの主役である｜ペーパーレスと問い合わせ自動化 — バックオフィス版
• 業務効率化ツール15選 — ツール比較
• 業務効率化の補助金・助成金【2026年最新】 — 補助金情報
• 業務効率化の成功事例14選 — 介護事例も

---